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就業規則の基礎知識

就業規則は、社長の「こうありたい」という想いをもとに、全社一丸となって経営理念や目標を達成し、成長していくための決めごとです。

会社や従業員が守るべき労働条件や服務規律を定めてルールを明確にすることで、秩序が保たれ社員が安心して働ける土壌ができ、その結果能率的に会社を経営することにつながります。

就業規則は、労働基準法では常時10人以上の労働者を使用する使用者が就業規則を作成しなければならないことになっていますが、実際には社員が10人未満でもトラブル防止などの観点から、法律に関係なく作成する方が望ましいです。

就業規則とは

強い組織として勝ち残り続けるためには、その会社に即した就業規則を定めることが絶対に必要です。モデル就業規則のような借り物の就業規則では、とんでもないトラブルになりかねません。

就業規則とは、労働時間や休日、賃金などの労働条件やその会社の従業員として守るべきことを定めたルールブックです。会社はさまざまな個性を持った従業員の集まりですから、いろいろな問題が起こります。

  • 何の相談もなく突然長期で有給休暇を取る人
  • 毎日のように遅刻してくる人
  • 上司に反抗的な態度を取ったり、やる気の無い言動で周囲のモチベーションを下げる人・・・等々。

もし、こういった問題社員が出たときに就業規則というきちんとしたルールがない中で、会社が処分を課したりすると、逆に会社が訴えられる危険性もあるのです。

実際に社員とトラブルになり、裁判所から数百万円から数千万円の支払い命令が出ることも珍しくありません。しかし、トラブル防止だけではありません。さまざまな個性を持った従業員が集まる組織だからこそ、従業員の価値観を統一させ、きちんとルールを守る環境を整備することで、職場の雰囲気も良くなり、従業員のモチベーションアップにも期待できます。

就業規則の7つのポイント

就業規則は作成するにあたって大事なポイントが7つあります。

もしこのポイントを抑えておかないと、パート社員から正社員並みの給与手当や有給休暇を請求された場合に反論できかねない場合があります。

また、配置転換を命じて拒否された場合に懲戒処分などに処せないなど、会社の秩序が保てなくなったり、経営に支障が出て大問題になったりします。そんなことにならないために、以下をご参考にしてください。

(1)適用される従業員の範囲を決めること

正社員のためのルールなのか、パート、アルバイトのためのルールなのかを決めておかないといろいろ不都合なことが起こります。 正社員とパートさんでは勤務時間や勤務日数も違いますが賃金も違います。

また場合によっては、年次有給休暇の日数も違います。 その辺をあいまいにしておくと、パートさんから正社員並みの年次有給休暇や給与手当を請求されるようなことも起こります。

(2)採用基準に「健康であること」と入れること

ここ数年で、心を病んでいる人が大変増えています。心の病は体の病気と違って外から見ただけでは分かりにくく、入社後に判明することがよくあります。そのようなときに、採用時に既に病気だったと分かれば、この基準によって採用を取り消すと主張することもできます。

(3)雇用契約の成立日がいつになるか決めること

雇用契約がいつ成立するかは非常に重要です。契約成立後に解約するとそれはつまり解雇です。解雇には厳重な制限がありますし、解雇自体「正当な理由のない解雇は、権利を濫用したものとして無効である」とされています。

会社にとって解雇が正当だと証明することはとても困難です。雇用契約成立日が最初に出勤した日であると決めておかないと、相手から、採用を決めた時点で雇用契約が成立していると主張され、一度も出社していなくても解雇だと言われる危険があります。

(4)試用期間を決めること

試用期間を決めておかないと、入社から14日以内に解雇しても解雇予告の例外規定が適用されず、30日分の予告手当の支払いが発生します。

(5)有給休暇の取得方法については細かく決めること

年次有給休暇の取得についてはトラブルの起きやすい労務問題の一つです。 就業時間が9時から5時(お昼の休憩が1時間)の会社で年休を半日単位で取得させる場合、午前が3時間で午後が4時間になり、放っておくと午前中の半日を4時間と勝手に解釈して午後2時から出社する従業員が出てきたときなど、是正するのに大変苦労します。 休日のことで誤解や思い違いがあると仕事へのモチベーションが落ちる原因にもなるので要注意です。

(6)異動を「正当な理由なく拒めない」とすること

こうしておかないと、配置転換、転勤などを拒まれても懲戒処分できません。 懲戒できないといつまでも異動させられず業務遂行上不便なだけでなく人事管理上も大きな問題です。また、そうした社員を放っておくと、頑張っている周りの社員に悪影響を及ぼします。

(7)服務事項と懲戒処分は細かく決めること

服務事項は従業員の心得ですし、懲戒処分は主に服務事項に違反したときどのような処分をするのかということですので、この二つは就業規則の最も重要な部分です。御社でならではの必要なルールをよく吟味して作成しましょう。

こんな就業規則は危ない

職業柄たくさんの就業規則を見てきますが、多くの会社は法改正に対応していなかったり、無料でダウンロードできるモデル就業規則をそのまま利用していたりするケースが非常に目立ちます。

そういうところこそ、いざという時に大きな問題や余分な出費の要因となるのです。ですから、まずは専門家に診断してもらうことが重要です。(ページ下部にお問い合わせ先を掲載しておりますのでご活用下さい。)

  • 就業規則作成7つのポイントに外れている
  • 他社の就業規則やモデル就業規則を写した
  • 作成してから法改正があった
  • 会社の現状と就業規則の内容が合っていない
  • 専門家に見せてチェックしてもらったことがない

上記に1つでも当てはまる場合はすぐにご連絡ください。懇切丁寧にご対応致します。

就業規則と助成金の関係

就業規則は、従業員10名以上で届出をしなければいけないものですが、ほとんどの助成金の場合、就業規則の内容によって対象となるかどうかが決まってきます。

ただし、助成金に対応するためにモデル規定をそのまま規定してしまうと、会社にとって想定外の制約を受けてしまうこともありますので、規定をする際には、一度、専門家に確認をしておいた方が無難です。お気軽にご相談下さい。

就業規則の届出

常用の従業員が10人以上の会社は就業規則を作成し所轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。

ただし労働基準法上、常用の従業員が10人未満の会社はその義務はありません。この10人は正社員だけでなくパートやアルバイトも含んだ数です。

また10人になったり9人以下になったりする場合は届け出ておかなければなりません。労働基準監督署へ届け出るには従業員代表の意見書を添付しなければなりません。 そして意見は賛成とは限りません。全てに反対という意見でも法律上は従業員の意見を聞いているので構いませんが、労務管理上は大問題ですね。

従業員代表の選任について会社は干渉してはいけません。選び方は投票でも回覧による信任でも従業員全員が民主的に選出したのであれば結構です。

これができたら表紙に就業規則届(見直しの場合には就業規則変更届とする)と書いて会社の代表者印を捺し、意見書と就業規則の本文をつけます。 全く同じものを2部作成して所轄労働基準監督署へ届けます。届けると1部に受付印を捺して返してくれますので会社に保存し、その後に調査があったときなどに届けてあることを証明します。また、労使での紛争になった際には、特に重要なものとなってくるので、受付印の捺してある就業規則は自社で大切に保管しましょう。

就業規則提出時のチェックポイント

就業規則を作成したり、変更する際には労働法関連の法令や当該事業場について適用される労働協約に違反してはいけません。労働基準監督署へ提出する際に監督官に指摘されることのないよう、事前にチェックを行うことが必要です。

以下の項目をしっかりチェックし、円滑に就業規則を提出しましょう。

  • 就業規則が適用される範囲は明確になっているか?
  • 試用期間の長さは適当か?
  • 用語を統一して使用しているか?
  • 就業規則本文に「・・・については、別に定める」となっている場合に、別規程が全てそろっているか?
  • 36協定は、限度時間の範囲で締結しているか。また届出はなされているか?
  • 労働時間、休日等が適用除外となる者の範囲は明確か?
  • 労働時間は適正か。また変形労働時間制をとる場合、要件はクリアしているか?
  • 休憩時間、休日の規定は適正か?
  • 賃金の端数処理に問題はないか?
  • 定年が60歳未満になっていないか。65歳まで継続的に雇用される制度になっているか?
  • 健康診断について規定しているか?
  • 年次有給休暇の付与日数は適正か?
  • セクシュアルハラスメント、パワーハラスメントなどの各種ハラスメントを防止する規定を定めているか。また、相談窓口は明確か?
  • 特別休暇などは、有給、無給の区別がはっきりしているか?
  • 育児休業、介護休業の規定は法律改正に対応しているか?
  • 解雇の手続きは適正か。また解雇と退職の区分は明確か?
  • 制裁規定の出勤停止の日数、減給額などは適正か?
  • 割増賃金の計算方法は適正か?
  • 退職金制度がある場合に、支給要件、計算方法、支給期日等の規定は適正か?

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